”Tuskin kukaan kaipaa näitä manuaalisia työvaiheita” – Monetra Oulussa jo sata robotisoitua kohdetta
Monetran robotiikkatiimi voi olla iloinen, sillä vajaassa kolmessa vuodessa on saatu paljon aikaiseksi: sadas robotti saatiin hiljattain palveluasiantuntijoiden avuksi tuotantoon. ”Aloitimme robotisoida prosessien työvaiheita kesällä 2017. Alun jälkeen määrä on kasvanut koko ajan tasaisesti. Keskimäärin ja laskennallisesti olemme saaneet toimintaan noin kolme robottia joka kuukausi”, kertoo robotiikka-asiantuntija Kimmo Siponen Monetra Oulusta.
Robotiikka on taloushallinnon alalla arkipäivää, sillä robotisoitaviksi sopivia, toistuvia ja säännönmukaisia kohteita on eri prosesseissa useita. Ihmisen suorittamaan manuaaliseen työhön verraten robotti tekee työvaiheen huomattavasti nopeammin ja virheettömästi. Vaikka robotiikan yhteydessä usein nousevat esille mietteet työelämän kapeutumisesta ja työn vähenemisestä, on Monetrassa robottien vastaanotto ollut kiitettävää. ”Robotille sopivia työvaiheita ei taida olla kellään ikävä, vaan robotti on tullut asiantuntijoidemme avuksi arkeen”, korostaa Kimmo Siponen.
Robotiikka-asiantuntija Kimmo Siponen kertoo, kuinka robotiikan avulla voidaan tehostaa prosesseja ja vapauttaa henkilötyövoimaa muihin kuin rutiinitehtäviin.
Tehostusta Tulorekisterin täsmäytyksiin
Robotiikkatiimin viimeisin ja mittavin esimerkki on palkkajärjestelmän lukujen täsmäyttäminen Tulorekisteriin: ”Asiakkaamme Oulun kaupungin palkkarekisterissä on noin 20 500:a henkilön tietoa. Palkanlaskentatiimin tulee täsmäyttää nämä tiedot Tulorekisterin palkkatietoihin, joista vuositasolla koostuu hieman vajaa kaksi miljoonaa erillistä riviä. Jos yksi henkilö tekee täsmäyttämistyötä henkilötieto kerrallaan, aikaa työhön kuluu noin vuoden verran”, avaa Siponen. Tässä vaiheessa robotiikkatiimi kutsuttiinkin apuun. ”Kehitysaikaa robotisointiin kului 20 tuntia. Tuotantovaiheessa robotti suoritti 37 miljardia tarkistusta exceleihin. Kokonaisuudessaan tarkistusajoaika oli 30 tuntia, joka vastaa noin neljää henkilön työpäivää”, Siponen hahmottelee ja muistuttaa, että mainittu esimerkki kattaa vain Oulun kaupungin volyymit. ”Toteutimme saman täsmäytyksen kaikkiin asiakkuuksiimme ja säästimme lähes kaksi henkilötyövuotta. Tämä koituu omien resurssien säästön lisäksi muun muassa asiakkaidemme eduksi”.
Seuraavaksi robotiikka-tiimi toteuttaa Tulorekisteriin kuukausittaisen täsmäytysrobotin. ”Vaikkemme osaa sanoa, kuinka täsmäytykset muualla tehdään, voimme todeta, että osaltamme olemme parantaneet Tulorekisterin käyttöönottoa ja hyödyntämistä. Kokonaisuudessaan tämä on merkittävä tehostus prosessiimme, vaikkakin odotamme, että Tulorekisterin omaan järjestelmään tulee vastaavanlaisia toiminnallisuuksia jatkossa”, arvelee Siponen.
Pitkien prosessien automatisointi näköpiirissä
Tällä hetkellä Monetra Oulun sata robottia suorittaa prosessien osia ja yksittäisiä työvaiheita. ”Seuraava askel on pitkien prosessien automatisointi, joka tarkoittaa, että ihmisen työpanos otetaan mukaan työvaiheiden väliin”, kertoo Kimmo Siponen. Robottien suoriutumista seurataan ja niitä hallinnoidaan Orchestrator-järjestelmän avulla, joka saatiin käyttöön elokuussa 2019. Järjestelmä helpottaa Siposen tiimin työtä, sillä kun robotteja on paljon, voidaan järjestelmän avulla seurata poikkeuksia suorituskyvyssä ja tarvittaessa ajaa suoritettava tehtävä uudelleen. Tiimissä on nyt kaksi työntekijää ja yksi harjoittelija.
Viime aikoina robotiikaa on tehty mm. P2P-järjestelmään ostolaskujen käsittelyyn sekä myyntireskontraan Ticketmasterin lipunmyynnin sekä Intime-talousjärjestelmän välille. Määrällisesti robotisoiduissa kohteissa ovat painottuneet erityisesti ostoreskontra-, myyntireskontra- sekä palkanlaskentaprosessit.
Teksti: Sanja Starck
Monetra Oulu Oy
