Tempo säästää aikaa ja toteuttaa monet odotukset

Monetra Tulkkipalveluissa onnistuvat tilaukset ja toimitukset nyt entistäkin helpommin, sillä Tempo-toiminnanohjausjärjestelmä on saatu suunnitellusti käyttöön 1.4. Tulkkipalvelun johtaja Titta Heikkisen mukaan uuden ohjelman käyttöönotto on aluksi ollut jännittävää ja myös jonkin verran haastavaa. ”Tällä hetkellä poikkeustilan vuoksi lähes kaikki tulkkauksistamme suoritetaan etätulkkauksina ja koko prosessissa käytämme Tempoa. Ensimmäiset käyttökokemukset ovat rohkaisevia. Voinkin ennustaa, että tästä tulee hyvä!”, tuumaa Titta Heikkinen. 

Keskiössä asiakkaat, tulkit ja koordinaattorit

Noin puolitoista vuotta kestänyt projekti kiinnittyi erityisesti kolmen kohderyhmän huomioimiseen: ”Meille tärkeää oli, että tämä toimii niin asiakkaan, tulkkiemme kuin sisäisten palveluidemmekin näkökulmasta helposti. Olemme varmistaneet, että asiakkaan näkökulmasta tilauksen tekeminen on mahdollisimman jouhevaa, tekipä sen missä asiakaspalvelukanavassa tahansa. Tulkin kannalta on tärkeää, että hän pystyy uuden järjestelmän kautta vastaanottamaan uusia tulkkaustoimeksiantoja sekä hallinnoimaan mm. omaa käytettävyysprofiiliaan, milloin hänet on tilattavissa käyttöön”, kertoo Heikkinen. Koordinaattoreilla puolestaan on hallintapaneelissa monitorointinäkymä, jonka avulla he pysyvät ajan tasalla tilausten eri vaiheista. Myös tulkkausten tarkastusprosessi muuttunut paperittomaksi.

”Vaatimusmäärittelyn mukaisen resursointijärjestelmän toteuttamiseksi tekniseksi kumppaniksemme valikoitui Iggo Software, jolle Monetra oli jo ennalta tuttu. Iggo on ollut mukana toiveissamme hienosti ja kyselemme puolin ja toisin, jotta ymmärtäisimme toistemme tavoitteet tarpeeksi syvällisesti”, Titta Heikkinen kertoo. Uusi järjestelmä on tietoturvallinen ja käytettävyydeltään erinomainen.

Automatiikan avulla kirkas tilannekuva

Jokaisesta tilauksesta lähtee merkintä tulkin hallintapaneeliin. Tulkin kuittauksen jälkeen asiakas saa varausvahvistuksen samaan tapaan kuin useissa verkkokaupoissa. Temposta on tehty integraatiot sekä taloushallinnon järjestelmään Intimeen että henkilöstöhallintojärjestelmään Personec F:aan, jotta toteutuneet tulkkaus- ja käännöstilaukset sekä freelancer-tulkkien työtunnit menevät automaattisesti laskutettaviksi myyntireskontraan sekä palkanlaskentaan. ”Sisäänrakennettu automatiikka säästää meiltä lukemattomia työtunteja. Ja koska Tempo on niin helppokäyttöinen, toimenpiteet tehdään reaaliaikaisesti, mikä jouduttaa kassavirtaa ja näin myös talouden kokonaiskuva on lähes reaaliaikainen. Tiedolla johtamisen kannalta Tempo tuo monipuolisia ominaisuuksia tilastointiin sekä kysynnän, tarjonnan ja laadun seurantaan”, mainitsee Heikkinen.

Läpinäkyvyyttä laskutukseen 

Sen lisäksi että tulkkipalvelun sisäinen tilausten monitorointi on Tempon myötä helpottunut, myös asiakas näkee oman yksikkönsä varaukset. ”Näin asiakas voi itse hallinnoida, muuttaa tai peruuttaa varauksiaan”, vinkkaa Titta. Tilausten hallinnoinnilla palvelusta tulee asiakkaalle kustannustehokkaampaa mm. siksi, että mahdolliset päällekkäisyydet tai tarpeettomat varaukset on helpompi huomata, mikä on asiakkaan kannalta tärkeää”, hän lisää. Asiakkaalle on tulossa lyhyt esittely Tempon sähköisestä asiointikanavasta, miten helppokäyttöinen Tempo on. ”Loppupeleissä käytettävyys on se, joka arjessa ratkaisee”, Titta Heikkinen kiteyttää.