Sähköinen arkistointiratkaisu pian saatavilla

Modernin ajan arkistointipalvelu on kaukana pölyisestä luolasta ja veivattavista hyllystöistä, sillä arkistointialalla evoluutio etenee nyt huimaa vauhtia.

Monetrassa on huomattu, että arkistointipalvelu olisi hyvin kysytty ja tarpeellinen. Osittain tämä tarve tulee lainsäädännöstä – koskeehan tiettyjä asiakirjoja arkistointivelvollisuus, osaa salassapitovelvollisuus, joiden lisäksi GDPR asettaa omat tiukat vaatimuksensa. Samaan aikaan koko arkistointiala on uudistumassa. ”Arkistojärjestelmämme on haluttu uudistaa jo pitkään. Uudistuksen syitä ovat muun muassa nykyisen järjestelmän hitaus, kapasiteetin pienuus, hakutoimintojen puutteellisuus sekä pitkäaikaisarkistoinnin puuttuminen”, kertoo arkistoasiantuntija ja sähköinen arkistointi -projektin asiantuntijajäsen Katja-Leena Heikkilä Monetra Oulusta.

Monetrassa ryhdyttiin toimeen, määriteltiin ja kilpailutettiin sähköinen arkistointijärjestelmä. Parhaiten tarpeisiin vastasi Canon, joka valikoitui toimittajaksi. ”Saamme käyttöömme monipuoliset ja nopeat hakutoiminnot, kapasiteettia kasvavalle arkistointitarpeelle, integraatiot ja robotisoidun asiakirjojen siirron Monetran operatiivisista järjestelmistä. Arkistoitujen materiaalien käsittelyä ja tiedonhakua nopeuttaa helppokäyttöinen Therefore-sovellus”, luettelee Heikkilä. Hän kertoo, että arkistointiala ei tee poikkeusta siinä, että dokumentit halutaan sähköiseen muotoon, jotta niiden käsittely olisi ajanmukaista, tehokasta ja turvallista. ”Mapit, paperipinkat ja poltettavat cd-romit ovat historiaa. Sähköisen arkistointipalvelun tarve on jatkuvasti kasvava, ja tätä palvelua kysyvät niin tulossa olevat kuin vanhat asiakkaamme”, korostaa Heikkilä.

MonetArkisto on asiakkaan tarpeisiin räätälöitävissä oleva pakettiratkaisu

Palvelun tuotteistaminen on jo hyvässä käynnissä. ”Uusi arkistopalvelu tuo ratkaisun talous- ja henkilöstöhallinnon palveluissa syntyville, lakisääteisesti arkistoitaville asiakirjoille ja se vastaa myös GDPR:n vaatimuksiin.

Erillisenä palveluna Monetra tarjoaa mahdollisuuden asiakirjojen pitkäaikaiseen säilytykseen Säilössä. Pitkäaikaissäilytyksestä puhutaan, kun säilytysvelvollisuus on 20 – 50 vuotta. Säilö on ikään kuin umpio, jonne pääsy on huomattavasti rajatumpaa ja hakutoimintoja on vähemmän”, Heikkilä kertoo.

Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden asiakirjojen arkistoinnin ja Säilön lisäksi asiakkaalla on mahdollisuus tilata palveluna käyttöönsä omaa arkistotilaa. Asiakaskohtainen oma arkistotila sopii kaikelle asiakkaan omille, arkistointia vaativille aineistoille. Myös arkistointiasiantuntijan palvelua voi tilata erikseen. Heikkilä auttaa asiakkaita ja tarkistaa, että arkistonmuodostussuunnitelmat ovat ajan tasalla.

Arkistoasiantuntija Katja-Leena Heikkilä on positiivisella mielellä projektin etenemisessä. ”Yhteistyömme Canonin kanssa on ollut erittäin hyvää ja projekti etenee suunnitellusti. Arkistopalvelua voi tiedustella omalta asiakkuuspäälliköltä”, Heikkilä vinkkaa. Projektissa ovat Heikkilän lisäksi mukana projektipäällikkö Markku Lammi sekä konsernitasolla kehitysjohtaja Eero Karppinen.