Lakanankokoisista papereista napin painallukseen

Julkisten toimijoiden maine on pelissä aina, kun ne tekevät suuria hankintoja. Yhteisten varojen käytössä on oltava tarkka ja erehdyksiä ei voi sattua. Kutsuimme hankintatoimen konkarin, Paavo Halosen kahville ja kysyimme, miten julkisten hankintojen toimiala on kehittynyt vuosikymmenten saatossa. Asian äärelle kokoontuivat ja nykytilanteesta kertoivat myös Monetra Oulun hankinta-asiantuntijat Suvi Mäkelä ja Katri Sipola.

Hankinta-asiantuntija Paavo Halosen työvuosiin 1982–2013 Oulun kaupungin hankintatoimessa on mahtunut paljon. Ennen tietojärjestelmiä ja -koneita työ julkisten hankintojen parissa oli hyvin erilaista. ”Kun saatiin tieto, mitä on määrä hankkia, ryhdyttiin kirjoittamaan tarjouspyyntöjä kirjoituskoneella eri toimijoille. Hankintapäällikön toimivalta ulottui 75 000 markkaan eli noin 23 500 euroon. Mikäli hankinta oli suuruudeltaan arvokkaampi kuin tämä, hankintapäätöksen teki hankintalautakunnan toimeenpanojaos, joka kokoontui kerran viikossa”, kertoo Halonen.

Hankintaan sopivien toimittajien kartoitus tapahtui selaamalla puhelinluetteloa – Keltaiset Sivut olivatkin Paavon mukaan ahkerassa käytössä. Tarjouspyynnöt lähetettiin kirjeitse ja tarjoukset saapuivat paluupostissa 14 vuorokauden sisällä. ”Kun saimme tarjoukset, ne avattiin yhtäaikaisesti laatien samalla avauspöytäkirjaa. Tämän jälkeen tehtiin vertailu kynällä paperille. Välillä vertailusta jouduttiin ottamaan jopa seitsemän kappaletta kopioita kaupungintalolla”, muistelee Halonen. Vaikka määrittely oli vähemmän tarkkaa kuin nykyisin, Halosen mukaan tarjonta oli hyvää ja laadukasta. ”Saatiin mitä tilattiin. Toisaalta kokonaistaloudellista ratkaisua emme katsoneet, vaan vain sitä hintaa mikä tarjoukseen annettiin”, hän kertoo. ”Jos ei jollain rivillä ollutkaan hintatietoa, soiteltiin toimittajille perään ja tiedusteltiin, mikä hinta puuttuvaan kohtaan voitaisiin laittaa. Tarjouksia emme hylänneet”, esittelee Paavo.

Hankintapäätöksissä painoivatkin etenkin edullisuus ja toimittajasuhteet, joita solmittiin erilaisten, myös epävirallisempien tapahtuminen merkeissä. Toimittajien tarjoama kestitseminen ja vieraanvaraisuus on Suvi Mäkelän ja Katri Sipolan mukaan vähentynyt alalla huomattavasti ja hankintapäätökset tehdään muihin asioihin perustuen. ”Lakiin kirjattiin vuonna 1995 avoin, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu”, huomauttaa Sipola.

Hankintalain voimaantuleminen oli suuri käänne

Oulun kaupungin hankintatoimi perustettiin vuonna 1975 ja ensimmäinen hankintalaki tuli Suomessa voimaan EU:n myötä vuonna 1994. Lain voimaantulo oli suuri mullistus: ”Sen enempää meillä kuin toimittajillakaan ei ollut koulutusta, mitä hankintalaki käytännössä tarkoitti, vaan koetimme selvitellä asiaa käytännön työn ohessa. Vasta myöhemmin ryhdyttiin pitämään koulutuksia”, Halonen kertaa. Hän toteaa, että vasta tässä vaiheessa alettiin julkisissa hankinnoissa katsoa kokonaistaloudellisuutta ja laatua sekä tehdä sopimusseurantaa. ”Lain kääntöpuoli oli, että tarjouksia jouduttiin hylkäämään. Tämän myötä tuli oikaisuvaatimuksia päätöksiin – näitä ei aiemmin ollut tullut vastaan”.

EU:iin liittymisen myötä tarjouskilpailuihin tuli uusi ulottuvuus: EU:n kattavat hankintailmoitukset. Samoihin aikoihin ympäristökunnilta tuli aloitteita, voisivatko nekin liittyä Oulun kaupungin hankintasopimuksiin, jotta julkisista hankinnoista saavutettaisiin volyymietuja. ”Nykyisin yhteishankinnoissa on mukana yhteensä kolmisenkymmentä kuntaa, kuntayhtymää ja osakeyhtiötä”, kertovat Suvi ja Katri.

Hankintapalveluiden ongelmat ovat tuttuja niin Suville, Katrille kuin Paavollekin. Jotkin asiat eivät ole muuttuneet vuosien saatossa ratkaisevasti. ”Jos jotain ongelmaa on, tuntui, että hankintatoimea on helppoa syyttää huonosta hankinnasta tai hankintasopimuksesta. Esimerkiksi tuoleista saattoi tulla valituksia käyttäjiltä, että niissä on huono istua. Mutta hankimme mitä oli pyydetty, emmekä voineet mitään, jos arkkitehti tai sisustussuunnittelija oli määritellyt tietynlaiset tuolit”, muistuttaa Paavo Halonen. Yhteisenä ongelmana on yhä se, että hankintapalvelu otetaan hankintaan mukaan hieman liian myöhään. ”Asiakkaalla voi olla hankinnan kanssa kiire ja hän ottaa meihin yhteyttä sinä päivänä, kun hankinnasta pitäisi hankintailmoitus jo julkaista. Siinä on asiantuntijayksikkökin tiukilla, sillä tarvitsemme ilmoitukseen todella tarkat määrittelyt asiakkaalta, jotta hankinta voidaan tehdä onnistuneesti ja lain mukaisesti oikein”, muistuttaa Katri Sipola.

Digitalisoituminen alkoi viime vuosikymmenen aikana  

Vaikka tietokoneita saatiin 90-luvulla käyttöön, paperidokumenteista pidettiin tiukasti kiinni. Paavon mukaan tarjouspyyntöjä alettiin laittaa kaupungin www-sivuille 2000-luvulla – näin toimittajat saattoivat seurata, millaisia hankintoja kaupungilla oli tekeillä. ”Kirjeposti säilyi kuitenkin pitkään yhteydenpidon välineenä. Arkistointi kyllä kehittyi, mutta paperin dokumentaariseen arvoon luotettiin pitkään”, sanoo Halonen.

Katri ja Suvi toteavatkin, että vasta viime vuosikymmenen aikana prosessin sähköistyminen on varsinaisesti käynnistynyt: ”Ensin tuli Osta-ostotilausjärjestelmä, ja samaan aikaan testattiin ensimmäistä kilpailutusjärjestelmää yhteistyökuntien kanssa. Lopulta vuonna 2013 saimme käyttöön Cloudia-kilpailuttamisjärjestelmän, jonka rinnalla toimii nykyisin myös Cloudia-sopimushallinta”. Suvi tähdentää, että joskus tarvitaan olosuhteiden pakkoa, että kehitys käynnistyy: ”Vasta koronan myötä olemme saaneet sähköistettyä koko hankintaprosessin, jossa aiemmin vielä hankintapäätös allekirjoitettiin paperisena. Nyt sekin tehdään sähköisesti”. Hankintaprosessin sähköistyminen on ollut kaikkineen suuri askel ekologisempaan suuntaan, kun turhilta tulosteilta vältytään.