Mies näkymättömien robottien takana

Talous- ja henkilöstöhallinnon alalla on käynnissä suuri digitalisoitumisaalto, jonka päämääränä on automatisoida rutiinitehtäviä ja muistinvaraisia asioita niin, että palvelu olisi mahdollisimman virheetöntä. Automatiikka tuo myös tehokkuutta prosesseihin. ”Meillä robotteja työskentelee tällä hetkellä yhteensä 53 ja näistä 32 työskentelee päivittäin. Robottien avulla virheen mahdollisuus pienenee ja tätä kautta robotiikka näkyy asiakkaalle ensi sijassa laadun paranemisena”, kertoo robotiikka-asiantuntija Kimmo Siponen Monetra Oulu Oy:n kehittämisyksiköstä.

Se, mikä on mekaanista, kannattanee robotisoida

Monetrassa robotiikka-aloitteita kerätään henkilöstöltä, joka tarkastelee omaa prosessiaan robotisoitavat kohteet mielessään. Robotisoitava ehdotus käy läpi esiselvityksen, jonka tavoitteena on tuoda tietoa robotisoitavan kohteen laadusta ja hyötysuhteesta ja ylipäätään siitä, onko kohde robotisoitavissa.  ”Hyvä kohde on sellainen, joka toistuu rutiininomaisesti ja mekaanisesti, ei vaadi päättelyä, vaan on yksitulkintainen. Kimmon mukaan erityisesti palkkatiimeistä, myyntireskontrasta sekä järjestelmäasiantuntijoilta tulee aloitteita hyvin. ”Jokaisella prosessilla on omat robotisointitavoitteensa, mutta kaikki kohteet eivät läpäise kriteeristöämme”, hän mainitsee. ”Yleensä ottaen talous- ja henkilöstöhallinnon toimiala on sellainen, jossa robotiikan avulla voidaan tehdä suuria parannuksia. Prosessi tehostuu ja asiantuntijoiden rooli muuttuu työn sisällöllisesti mielenkiintoisemmaksi”, korostaa Siponen.

Tuumasta toimeen

Kun kohde on läpäissyt kriteerit, ryhdytään robotisointia suunnittelemaan, työstämään ja ohjelmoimaan. Hyväksyntäpalaverin jälkeen koodausvaihe, joka kestää yhdestä päivästä muutamaan viikkoon, riippuen robotin toimenkuvan laajuudesta ja monimutkaisuudesta. ”Yksittäisen robotin käyttöönottoon menee noin kuukauden päivät”, kertoo Kimmo. ”Onnistunut robotisoitu kohde näyttäytyy arjessa ajansäästönä. Palkkatiimissä jokainen palkanlaskija kävi aiemmin läpi virhelista-Excelin, johon kului aikaa noin 2 minuuttia päivässä. Tämä kuulostaa vähäiseltä ajalta, mutta kun palkanlaskijoita on tiimissä vaikkapa 10, tulee tästä päivää kohden 20 minuuttia, viikkoa kohden 100 minuuttia ja kuukautta kohden jo lähemmäs 7 tuntia”, Siponen valaisee. Pienistä puroista syntyy lopulta suuria säästöjä.

Asiakkaan prosessin automatisointi ja sisäänrakennettu automatiikka tulevaisuuden trendejä 

Tulevaisuutta hahmoteltaessa ei avokonttori täyty mekaanisista roboteista, vaan robotit toimivat koodikielenä ohjelmistojen sisällä, tekemässä näkymättömästi ja tehokkaasti sitä työtä, jota vielä nytkin palveluasiantuntijat tekevät. ”Jatkoa ajatellen mieleeni nousee kaksi keskeistä seikkaa: voimme tarjota robotiikkaa myös asiakkaillemme, sillä tunnemme asiakkaidemme prosessit hyvin ja robotisoitavia kohteita löytyy runsaasti”, Kimmo mainitsee. Hänen mukaansa alalla ei ole vielä kovin montaa tarjoajaa. Toinen mainittava asia on järjestelmäntoimittajien rakentama automatiikka suoraan järjestelmään. ”Näin pala kerrallaan työtehtävät nopeutuvat ja toisteiset tehtävät jäävät pikkuhiljaa pois”.

”Ohjelmistorobotiikkaa tulee olemaan enenevässä määrin valmiina järjestelmissä”, kertoo Kimmo Siponen

Teksti ja kuva: Sanja Starck