Jotta tili tulisi ajoissa ja oikein

Monetra Oy:n hallinnoima palkanlaskennan prosessi toimii tiimeittäin ja asiakkuuksittain järjestellysti. Prosessi ulottuu nykyisin pitkälle asiakasrajapintaan. Näin ollen myös Monetran asiantuntijuus on kasvanut, jotta asiakkaiden näkökulmasta asiointi olisi mahdollisimman vaivatonta. ”Pyrimme vastaamaan asiakkaidemme kysymyksiin yhden luukun periaatteella ja välttämään turhaa pallottelua”, kertoo Monetra Oy:n palkkaprosessin omistaja, palvelupäällikkö Kati Pyörälä. Käytössä on mm. kätevä ja asiointia nopeuttava sähköinen lomake, jolla voi lähettää palkkatiimiin rutiinikysymyksiä.

Jos palkanlaskennan palveluasiantuntija ei löydä johonkin kysymykseen suoralta kädeltä vastausta, pyydetään asiakkaalta lisätietoja ja selvitellään asia ensin talonsisäisesti. ”Prosessien pidentyminen on vaikuttanut muun muassa niin, että kaikki ne asiakkaat jotka ovat ESS-järjestelmän käyttäjiä, saavat kattavampaa palvelua. Kun työsopimus tehdään ESSiin, saamme tiedot suoraan sieltä ja pystymme tarkistamaan työsopimukset kustannustehokkaasti”, kertoo Pyörälä.

Järjestelmänvaihdoksia ja uudistuksia

Aditron Personec F -järjestelmään sisältyvä loppukäyttäjän käyttöliittymä ESS7 on otettu käyttöön suurimmalla osalla asiakkaita. Kokemukset ovat olleet positiivisia, sillä järjestelmän helppokäyttöisyys sekä visuaalinen, moderni ja aiempaa raikkaampi ulkoasu miellyttää. Käyttöliittymä toimii myös mobiilisti. Esimiehen näkymä on joiltain osin muuttunut ja näissä kysymyksissä asiakkaita auttaa Monetran Helppi-palveluyksikkö.

Järjestelmätoimittajan Aditron kanssa on tehty kehitystyötä niin, että manuaalityötä vähennetään edelleen mm. erilliskorvauksien, työaikakorvauksien ja kulukorvauksien ilmoittamisessa. ”Jos asiakkaalla ei ole ollut Personecin sähköisiä lomakkeita käytössä, uudet toiminnot helpottavat myös tätä prosessia. Suuri parannus on, että omais- ja perhehoitajien tietojen ilmoittamisprosessi helpottuu ja jouhevoituu”, kertoo Kati Pyörälä.

Tiivis opiskelijayhteistyö OAMKin kanssa alkaa

Jotta palkanlaskentaprosessissa riittäisi osaajia jatkossakin, Monetra Oy aloittaa yhteistyön OAMKin kanssa ja järjestää työelämälähtöisen kurssin Työsopimuksesta palkkapussiin. Kurssin tavoitteena on tutustuttaa opiskelijat palkanlaskennan käytäntöihin ja palkanlaskijan työn eri osa-alueisiin. Jakso alkaa maaliskuussa 2018 ja sen myötä perjantaipäivisin Monetran palkanlaskentatiimissä voi tavata toisen ja kolmannen vuosikurssin opiskelijoita. Sekä OAMKilla että Monetrassa ollaan yhteistyöstä hyvin iloisia ja ylpeitä.

Teksti: Sanja Starck