Kehittämistä asiakkaan parhaaksi

Meillä Monetrassa kehittämistyö perustuu asiakkaidemme tarpeisiin. Kehittämistyömme on jatkuvaa, tavoitteellista ja työntekijöidemme laajaa asiantuntemusta hyödyntävää. Alkuvuodesta 2017 nimesimme prosessinomistajat, jotka vastaavat oman prosessinsa ja sitä tukevan järjestelmäsalkun systemaattisesta kehittämisestä. Prosessinomistajat ovat käärineet hihansa tällä hetkellä seitsemässä prosessissa, jotka ovat Maksusta kirjanpitoon, Matkustuksenhallinta, Työsopimuksesta palkkapussiin, Hankinnasta maksuun, Tilauksesta perintään, kirjanpito ja sihteerityö. Prosessinomistaja tekee työtään Monetran asiantuntijoista muodostuvan kehittämisryhmän kanssa Lean-toimintatapaa hyödyntäen.

Niin asiakas kuin me monetralaiset kinhyödymme siitä, että käymme prosessejamme ajatuksella läpi, teemme niihin tarpeellisiksi havaitut parannukset ja saamme asiat virtaamaan sujuvammin. Haluamme jättää tarpeettomat työvaiheet, turhan epätietoisuuden, tehtävien siirtelyn ja odottelun taaksemme parantamalla prosessejamme jatkuvasti. Olemme aika innostuneita Lean -kehittämisestä ja siksi haluamme jakaa kanssanne yhden konkreettisen esimerkin:
Esimerkki prosessinomistaja Kati Pyörälän johdolla sujuvoitetusta prosessista on työsopimuksen käsittely. Asiakkaalta Monetran palkanlaskentaan tulevissa työsopimuksissa ei aina ole kaikkia tarvittavia tietoja ja niissä on joskus myös selkeitä virheitä. Työsopimus on aina tällöin palautettu sen laatijalle täydennettäväksi tai korjattavaksi. Kehittämistyö aloitettiin prosessin nykytilan kuvauksella, jossa työmenetelmänä käytettiin arvovirtakuvausta. Työpajassa kävi ilmi, että osa vaadituista täydennyksistä ja korjauksista olivat laadultaan teknisiä ja palkanlaskija voisi tehdä ne itse työsopimuksen tarkastamisen yhteydessä. Asiaa jatkojalostettiin Työsopimuksesta palkkapussiin –kehittämisryhmässä. Kehittämisryhmä tuntee työsopimuksen pitkän prosessin kuin omat taskunsa; kehittämisryhmässä on edustettuna niin palkanlaskenta, asiakkaan lähipalvelu kuin järjestelmäasiantuntijuuskin. Ryhmän käsittelyssä palkanlaskijoiden ehdotus hieman hioutui ja lopputuloksena syntyi toimintatapamuutos työsopimuksen käsittelyyn. Nyt Monetran palkanlaskennassa työsopimuksen tarkastamisen yhteydessä täydennetään tai korjataan tietyt työsopimuksen kohdat. Työsopimusta ei enää turhaan pompotella asiakkaan ja Monetran välillä ja niin asiakkaan kuin Monetran prosessi on tehostunut.

Kysy lisätietoja oman organisaationne asiakkuuspäälliköltä ja jätä kehitysidea!