Johtamisen työkalut Lean ja Scrum viitoittavat organisaation tietä

Jatkuvasti kiristyvä kilpailu ja muuttuvat toimintaympäristöt vaativat organisaatioilta entistä parempia tapoja sopeutua muutoksiin ja uudistaa itseään. Lean Six Sigma Green Belt -sertifioinnin suorittanut Monetra Oy:n henkilöstöjohtaja Anne Piikivi on vastannut tähän haasteeseen Lean-johtamisen ja Scrum-menetelmien avulla niin Monetran sisällä kuin asiakasprojekteissakin. Kaiken kaikkiaan Monetra Oulu Oy:ssa on kaksi Lean Six Sigma -koulutuksen ja kolme Scrum Master -koulutuksen suorittanutta henkilöä.

Mutta mikä ihmeen Lean ja Scrum?

Lean on kaikkea toimintaa ohjaava ajatusmalli, jonka menetelmät tiivistyvät asiakasarvon luomiseen, hukan poistamiseen, prosessien sujuvoittamiseen, osallistamiseen ja jatkuvaan kehitykseen. ”Me Monetrassa uskomme, että henkilöstö itse pystyy parhaiten kehittämään omaa työtään. He ovat oman työnsä asiantuntijoita ja sen kehittämisen tulee antaa mahdollisuus, keinot sekä aikaa. Kehittämisideakanavaamme tuleekin satoja ideoita vuosittain henkilökunnalta ja niitä käytetään työtapojen kehittämiseen. Lean on myös tuonut toimintamme ytimen muodostavan ajatusmallin: Tuottaahan tämä asia arvoa asiakkaalle?”, Piikivi kertoo. Lean sopii siis kehittämistyöhön, sillä sen avulla voidaan syventyä prosessin kulkuun ja poistaa arvoa tuottamatonta hukkaa, kuten siirto- ja käsittelyhukkaa, sekä sujuvoittaa itse prosessia. Tämä taas säästää asiakkaan aikaa ja rahaa, mikä on myös Monetran 100 %:n asiakastyytyväisyyden taustalla.

Scrum taas toimii paremmin tuotannossa ja sen johtamisessa. Vaikka perinteisesti Scrum on suunnattu ohjelmistokehitykseen, niin Monetralla sitä on hyödynnetty asiakkaan vastaanottoprojekteissa ja jatkossa muun muassa palkanlaskennassa. Scrumin idea on siinä, että työ pilkotaan palasiksi ja kuvataan sillä tarkkuudella, että kaikki tiimissä pystyvät sen tekemään. Ero perinteiseen tekemiseen on se, että vaikka yksittäiset työtehtävät edelleen ovat yksilötyötä niin tiiminä ollaan vastuussa kokonaisuudesta ja sen etenemisestä. Scrum tuo läpinäkyvyyttä ja kykyä reagoida vaihtuviin tilanteisiin kuten poissaoloihin, kun mahdollisen poissaolon sattuessa toinen asiantuntija tiimissä pystyy helposti hoitamaan poissaolevan työntekijän tehtäviä.

Miksi Monetralla on päätetty käyttää juuri näitä menetelmiä?

”Monetra on samanaikaisesti sekä asiantuntijaorganisaatio että tehdas, jonka pyörien tulee pyöriä 24/7. Asiantuntijan sairastuminen ei saa vaikuttaa tehtaamme toimintaan. Siispä nämä menetelmät vastaavat asiantuntijuuden ja tehtaanomaisen palvelukeskuksen tarpeisiin, sekä mahdollistavat joustavuuden työnteossa. Scrumin ja Leanin avulla olemme onnistuneet tuomaan lisää läpinäkyvyyttä ja parempaa riskienhallintaa. Henkilöstö on kokenut oman työn hallittavuuden kannalta suureksi helpotukseksi, kun eri tehtävistä on tullut selkeitä.”

Kuka tästä hyötyy?

”Scrumin nerokkuus piilee sen selkeyttävässä voimassa. Meidän on helpompi tasata työkuormaa, koska työ on näkyvillä selkeästi, sen sisältö on selvillä ja tiedetään kuinka paljon se vaatii aikaa. Kun työtehtävät on kirjattu auki ja viety järjestelmään, niin se ei ole enää yksilön muistin päällä ja vastuulla, mikä helpottaa yksittäisen asiantuntijan työpainetta ja on näin merkittävää työhyvinvoinnin kannalta. Organisaatio itsessään pystyy menetelmien avulla minimoimaan tuotantoriskiä: työ on pilkottu palasiksi, se on läpinäkyvää ja se voidaan jakaa, joten se ei enää ole yhden ihmisen varassa. Myös hiljaisen tiedon jakaminen helpottuu, kun se tehdään näkyväksi.

Läpinäkyvyyden kautta meille syntyy kattava kokonaiskuva asioista, mikä välittyy myös asiakkaalle. Selkeämpi tilannekuva mahdollistaa sujuvamman yhteistyön, sekä olemme nopeampia reagoimaan asiakkaan toiveisiin ja tarpeisiin.”

Teksti: Mimosa Kangas
Kuva: Kati Leinonen