Kun kiire on suurin, on apu lähellä – rekrytointipalvelut järjestää sijaisen lyhyelläkin varoitusajalla

Keväällä 2016 rekrytointipäällikkö Teija Kaustinen ja hyvinvointipalveluiden palveluesimies Eija Säilynoja istuivat visaisen pulman kimpussa kehitysvammaisten tilapäishoidon yksikkö Paussin keittiössä. Huippukiireiseen palvelupisteeseen tarvittiin päivästä pariin viikkoon työskenteleviä sijaisia nopealla aikataululla. Esimiehillä ei kuitenkaan ollut aikaa tutkia työpaikkahakemuksia puhumattakaan, että he olisivat ehtineet tutustua ja arvioida hakijoita sekä tehdä valinnat. ”Hieman mietittyämme asiaa saatoin ehdottaa, että aloittaisimme pilotin, jonka lähtökohtana olisi sijaisten saaminen äkillisiin ja lyhytaikaisiin sijaistarpeisiin nopeasti ja laadukkaasti”, kertoo Teija Kaustinen.

Yhdessä asiakkaan kanssa rekrytointipalvelut kehitti sijaisrekrytointiin kokonaan uudenlaisen prosessin. Vaikka palvelu aloitettiin tyhjästä, resurssit saatiin ja pilotti käynnistyi pian tapaamisen jälkeen. ”Kokemuksemme pilotista ovat olleet erittäin positiivisia. Kolmen kuukauden aikana saimme rekrytoiduksi työntekijän lähes 200 työvuoroon. Pilotin avulla olemme voineet tuoda lisäarvoa niin rekrytoiville esimiehille, tiimivastaaville kuin sijaishakijoillekin”, Kaustinen esittelee. Eija Säilynoja kiittelee erityisesti Monetran nopeaa ja joustavaa reagointia palveluntarpeeseen.

Syksyllä pilottihankkeessa pidetään läpileikkaava seurantapalaveri, jossa arvioidaan, kuinka palvelu on vastannut tarpeita. Järjestelmästä saadaan tietoon tilausmäärät, täyttöasteet ja läpimenoajat. Samalla arvioidaan sijaisten saatavuus, työajan säästö ja palvelun sujuvuus ja nopeus sekä pohditaan tulosten perusteella jatkoa.

Säpinää riittää ja joskus etsitään neulaa heinäsuovasta

Monetran rekrytointipalveluiden arkea on tilanne, jossa esimies tekee Kuntarekry-järjestelmän kautta sijaispyynnön, että sijainen tarvittaisiin vaikkapa tunnin varoitusajalla. Tällöin prosessi käynnistyy, ja esimiehelle kuitataan, että pyyntö on otettu käsittelyyn. Järjestelmässä on valmiina sijaisreservi, josta kartoitetaan sopivat hakijat hakuehtojen avulla. Hakuehdot täyttävä henkilö saa viestin työtilaisuudesta puhelimeensa tekstiviestillä tai keikkakalenterisovelluksen kautta. Nopein ilmoituksen kuittaaja saa työkeikan ja rekrytointipalvelut tekevät vahvistusvalinnan. ”Käytössämme on vahva ja hyvä reservi, joiden tausta on tarkistettu jo ennakkoon. Näin voimme tarjota asiakkaillemme luotettavia palveluita”, kertoo Teija Kaustinen.

Sijaisvälitys on oma tiiminsä Rekrytointipalveluiden yksikössä, Oulun Torikatu 10:n vanhassa rakennuksessa. Sijaisvälittäjinä toimii tällä hetkellä neljä henkilöä. Nopeatempoisuus pitää työn sykkeen korkeana, mutta kokeneen tiimin apuna on tehokas sähköinen järjestelmä, joka on ollut käytössä noin kymmenen vuotta. Näin saadaan kiireisetkin tilaukset useimmiten hoidetuksi.

Myös rekrytointiyksiköllä on omat ammatilliset tukijoukkonsa: vastikään he saivat Monetran sopimusasiantuntijakoulutusta perehdytyksineen ja työohjeineen, jotta työsopimukset laaditaan oikein ja sijaiset saavat palkkansa ajoissa asianmukaisesti. Tämä helpottaa niin esimiesten kuin keikkalaistenkin työtä. ”Kun sijaisrekry-yksikkö laatii puolestamme työsopimukset, se vapauttaa tiimivastaavien työpanosta välittömään asiakastyöhön”, toteaa Eija Säilynoja.

Jotta asiakkaalla olisi vähemmän huolta

Asiakkaan tyytyväisyys on rekrytointipalveluissa tärkeä arvo, joka ohjaa työskentelyä. ”Meitä kiinnostaa todella paljon, onko asiakas saanut mitä on tilannut. Parasta työssämme ovat onnistumisen kokemukset. Koko yksikkömme henkilökunta iloitsee, kun saamme oikean henkilön lähetetyksi tehtävään. Myös esimiehen ja rekrytoidun henkilön kiitokset kantavat pitkälle”, kertoo Teija Kaustinen.

Yhtenä arvona rekrytointiyksikön työssä on, että vastavalmistuneille pystytään tarjoamaan arvokasta käytännön työkokemusta. Opiskelijat pääsevät nopeasti kiinni työelämään ja voivat löytää pidempää työrupeamaa tai jopa vakituista työtä. ”Viime aikoina olemme kutsuneet uusia sijaishakijoita pienryhmiin perehdytykseen ja saaneet noin 40 uutta sijaista reserviin. Näin voimme tarjota resurssia mm. kotihoidon puolelle”, Kaustinen sanoo.

Teksti ja kuva: Sanja Starck