Palvelumaksun robotisointi
Myynnin raportoinnin prosessi on hoidettu hyvin pitkään samalla kaavalla, joka on toimittajillemme jo arkipäivää. Nyt salta myynnin raportointia on kuitenkin lähdetty kehittämään ja prosessia on tarkoitus robotisoida entistä enemmän.
Mistä syntyi idea palvelumaksun robotisoinnista?
Myyntien aportointi on hoidettu aikaisemmin täysin manuaalisesti yhden työntekijän voimin. Kehittämisidea lähti hankinta-asiantuntija Katri Sipolalta. ”Raportointi vei kohtuullisen paljon työaikaa ja robotisoitavia kohteita etsittäessä oli selvää, että myös tämä olisi mahdollista robotisoida”, Katri kertoo. Monetralla oli huomattu, että robotisointi vähentää ihmisten työkuormaa huomattavasti, joten sitä haluttiin hyödyntää myös tämänkaltaisissa prosesseissa. Robotisoinnin avulla voidaan vapauttaa työntekijöiden aikaa muihin tärkeisiin asioihin.
Mitä palvelumaksun robotisointi tarkoittaa toimittajille?
”Toimittajat raportoivat myyntitietonsa meille erillisen palvelun kautta, joka ohjaa tiedot meidän sopimushallintaamme. Aiemmin myyntien raportointi oli toimittajan muistin varassa, mutta nyt robottimme lähettää toimittajille tiedon raportointimahdollisuuden avautumisesta”, Katri luonnehtii prosessia. Mikäli raportointia ei ole suoritettu ajallaan eli kahden viikon kuluessa raportointimahdollisuuden avautumisesta, robotti lähettää toimittajille muistutuksia joka päivä.
Miten raportointi tulee toimimaan tulevaisuudessa?
”Raportointi ei sinällään muutu, vaan prosessit raportoinnin taustalla kehittyvät. Käytännössä asia menee niin, että me määrittelemme sopimuksen tekovaiheessa sopimukselle komissioprosentin ja raportointivälin. Sopimuksen ollessa voimassa, raportointi avautuu sovittuna aikana ja toimittaja käy merkitsemässä myyntinsä järjestelmään. Jatkossa toimittaja jättää palveluun myös raportoinnin myynneistään asiakkaittain ja tuotteittain ennalta toimitetun pohjan mukaisesti”, kuvailee Katri. Toimittajalle muutos näkyy siis lähinnä uuden raportointipohjan käyttämisenä. Suurimmat muutokset tapahtuvat tämän vaiheen jälkeen. Aiemmin raportoidut myynnit koostettiin hankintapalveluissa yhdeksi Excel-taulukoksi ja siirrettiin manuaalisesti laskutukseen. Jatkossa robotti hoitaa kaiken tällaisen taustatyön valmiiksi. Myyntien raportoinnin robotisointi tulee helpottamaan useiden eri tahojen työskentelyä aina hankinta-asiantuntijoiden tekemästä sopimusseurannasta laskutukseen. ”Kehitetyn raportointipohjan ansiosta voimme tulevaisuudessa helpommin tarkastella myynnin jakautumista asiakkaittain ja ottaa tiedot huomioon uusia hankintoja suunniteltaessa. Tällä tavalla uudistuksesta hyötyvät myös tarjoajat”, Katri kertoo.
Miten raportoinnin kehittäminen sujuu tällä hetkellä?
Kehitystyötä on tehty askel kerrallaan, jotta jokainen vaihe saadaan aina ensin itsenäisesti toimivaksi. Samalla voimme varmistua koko kokonaisuuden toimivuudesta. ”Haaveenani on, että robotti voisi hoitaa koko myynnin raportointiprosessin aina tiedon hausta laskun tekemiseen”, Katri kertoo. Tällaisen prosessin kehittäminen vie aikaa kehitystyön lisäksi myös testausvaiheessa, sillä lopputestauksen ja käyttöönoton välillä on aina yksi raportointiväli – yleisimmin kolme kuukautta. Jo tässä vaiheessa on kuitenkin selvää, että palvelumaksujen raportoinnin kehittäminen tulee selkeyttämään toimittajan raportointia, sekä helpottamaan hankinta-asiantuntijoiden työskentelyä.