Hankintapalveluiden ja asiakkaan sopimushallintojen välinen keskusteluyhteys
Kun asiakkaalla on käytössään Cloudia-sopimushallinta, voimme ottaa sopimushallinnassa käyttöön keskusteluyhteyden eli luottamussuhteen, jonka avulla saamme osto-ohjeet ja sopimukset jaettua asiakkaalle suoraan heidän Cloudia-työpöytänäkymään. Cloudia-luottamussuhteen on tarkoitus korvata nykyinen extranet niiden asiakkaiden osalta, joilla on käytössään Cloudian työpöytänäkymä.
Cloudia-luottamussuhteen käyttöönotto asiakkaiden kanssa on osa hankintapalveluiden toiminnan kehittämistä. Cloudia-sopimushallinnassa voimme jatkossa jakaa entistä helpommin tietoja tehdyistä yhteishankintasopimuksista asiakkaillemme. Asiakkaat, joilla on Cloudia-sopimushallinnan työpöytänäkymä käytössään, saavat muodostetun luottamussuhteen ansiosta tiedot suoraan omaan sopimushallintajärjestelmäänsä.
Mitä luottamussuhde tarkoittaa?
Cloudia-sopimushallinnassa luottamussuhde tarkoittaa, että sopimuksia pystytään jakamaan eri organisaatioiden välillä. Kun tilaajalla on käytössä Cloudian työpöytänäkymä, voi hän voimassa olevien sopimusten haun ja lukemisen lisäksi tarkastella luottamussuhteen ansiosta Monetran tekemiä yhteishankintasopimuksia – samaan tapaan kuin muitakin sopimuksiaan. Tällöin tilaaja löytää kaikki hankintasopimuksensa yhdestä paikasta riippumatta siitä, onko sopimuksen omistajuus asiakkaalla itsellään vai Monetralla.
Työpöytänäkymässä näkyy asiakkaan omat sopimukset sekä luottamussuhteen kautta jaetut Monetran yhteishankintasopimukset, joissa asiakas on mukana. Asiakkaan omat sopimukset eivät näy muille, mikäli asiakas ei ole niitä erityisesti jakanut hankintapalveluiden nähtäväksi.
Luottamussuhteen käyttöönoton edetessä pidämme yhteisen palaverin Cloudian ja asiakkaidemme kanssa käytännön asioiden osalta. Palaverissa on tällöin mukana myös Cloudian henkilö kertomassa luottamussuhteen toiminnasta. Pidämme mahdollisesti myös tiedotustilaisuuden tämän osalta syksyllä.
Positiivia kokemuksia luottamussuhteesta
Oulunkaaren kuntayhtymä otti luottamussuhteen käyttöön Monetran ja Oulunkaaren kuntayhtymän välille yhtä aikaa Cloudia-työpöytänäkymän kanssa. Kokeilu kesti vuoden ajan.
Käyttöönotossa mukana ollut Oulunkaaren hankintapäällikkö Jouni Piri kommentoi itse Cloudian työpöytänäkymän käyttöönoton olleen samanlaista kuin minkä tahansa muukin uuden järjestelmän käyttöönotto. ”Aluksi pitää opetella järjestelmän käyttöä ja opastaa muita, ja kun oppia on tullut, käyttö on alkanut sujua. Itse luottamussuhteen käyttöönotto ei vaatinut meiltä asiakkaana juurikaan mitään toimenpiteitä”, Jouni kertoo.
Luottamussuhteenkäyttöönotto ei vaatinut suuria muutoksia, sillä Oulunkaarella oli käytössään jo valmiiksi Cloudia-sopimushallinta. ”Ajattelisin, että luottamussuhde on varsinkin Monetran kilpailuttamiin yhteishankintasopimuksiin toimiva tapa. Etua meille on myös se, että Monetran Extranet jää pois, ja kaikki meidän omat hankintasopimuksemme sekä hankintapalveluiden tekemien sopimusten osto-ohjeet löytyisivät samasta paikasta”, mietti Jouni. ”Kyllä suosittelisin luottamussuhdetta muillekin”, Jouni lopettaa.
Haluamme muistuttaa, että olemme lähettäneet asiakkaillemme kyselyn liittyen sopimushallinnan käyttöön. Pyrimme kyselyn avulla selvittämään asiakkaidemme tilannetta Cloudia-sopimushallinnan käytöstä sekä mahdollisuuksia luottamussuhteiden rakentamiselle. Kyselyssä on vielä vastausaikaa jäljellä, joten pyytäisimme teitä vastaamaan lyhyeen kyselyyn mahdollisimman pian. Vastaaminen kestää muutaman minuutin. Pääset kyselyyn tästä.