Case Kempeleen kunta

”Olemme kasvava keskisuuri kunta ja meille henkilöstö- ja taloushallinto ovat tukipalveluja – tosin kriittisiä sellaisia. Monetralle ne ovat ydintekemistä.”

Tuomas Lohi,
Kunnanjohtaja
Kempele

Yksi Suomen nopeimmin kasvavista kunnista

Kempele on reilun 17 700 asukkaan voimakkaasti kehittyvä kunta Oulun seudulla ja samalla yksi koko Suomen nopeimmin kasvavista kunnista. Kunnanjohtajana Kempeleessä vuodesta 2013 toimineen Tuomas Lohen on helppo olla ylpeä: ”Meillä peruspalvelut ovat kunnossa, asuminen edullista ja sijainti sekä olosuhteet luovat uusiakin mahdollisuuksia vetovoimaisuuden kehittämiselle entisestään.”

Kunta ryhtyi vuoden 2018 alusta Monetran asiakkaaksi, jolloin sen talous- ja palkkahallinto siirtyivät Monetralle. Muutos oli pidemmän pohdinnan tulos, sillä päätös tapahtui vasta toisella harkintakierroksella, kuten kunnanjohtaja kertoo: ”Ensimmäisen kerran selvitimme tilannetta vuosia sitten ja päädyimme ratkaisuun, jossa emme liittyneet omistaja-asiakkaaksi, vaan uudistimme omia järjestelmiämme. Toisella kierroksella tunnustimme, että vaikka kyseessä on meille tukipalvelu, on se liian kriittinen ja liian haavoittuva – meillä ei ollut särkymävaraa, kun esimerkiksi palkanmaksu oli yhden henkilön varassa. Samalla Monetralla oli jo useita kokemuksia ulkoistamisprosesseista, joten viisastuneina hyppäsimme kelkkaan.”

Palveluasenne ratkaisee

Kempeleen talousjohtaja Juho Leppänen aloitti tehtävässään lähes muutoksen keskellä, mutta kertoo, että yhteistyö Monetran kanssa lähti liikkeelle oikein hyvin ja vauhdikkaasti: ”Monetra oli jo toteuttanut ulkoistuksia ja olimme kuulleet niistä hyvää. Tekeminen perustui silloin ja se perustuu edelleen luottamukseen.”

Projekteihin liittyy aina haasteita, eikä kaikkea pystytä huomioimaan tai tietämään etukäteen, mutta Kempeleen hallinto kiittelee erityisesti sitä, miten palautteeseen reagoidaan: ”Aina on kehitettävää ja onhan tässä jo kehitytty puolin ja toisin. Kun olemme jotakin pyytäneet, on huutoon vastattu. Olemme trimmanneet esimerkiksi toimintatapoja yhdessä monipuolisesti.”

Hyvän ja tiiviin yhteistyön tae ovat olleet suora keskusteluyhteys Monetran esimiesten sekä palveluasiantuntijoiden kanssa: asiat on hoidettu joko puhelimitse tai kasvotusten hyvällä vasteajalla. Käynnistysvaiheen haasteista selvittiin nopeasti, sillä molemmin puolin riitti halua ongelmien ratkaisemiseen. Hyvällä palveluasenteella vaikeatkin asiat saadaan kuntoon. Virhetilanteessa olennaista on löytää nopeasti keinot, joilla virhetilasta päästään eteenpäin, ja varmistaa sujuva toiminta jatkossa.

Uusia mahdollisuuksia myös työntekijöille

Palveluiden siirtymisen yhteydessä kunnan omasta, sinänsä hyvin toimineesta talous- ja palkkahallinnosta siirtyi muutama työntekijä Monetralle. Lohi kertoo työntekijöiden olleen valmiita muutokseen, joka tarjosi osalle kehittymisen mahdollisuuksia ja osalle toivomaansa spesifimpää työnkuvaa: ”Maakuntauudistus vauhditti lopulta päätöstä, sillä tiesimme, että kuviot muuttuvat joka tapauksessa jollakin aikataululla. Nyt työmatkat eivät pidentyneet työntekijöillä juurikaan ja he pääsivät hyvässä vaiheessa sisään uuteen organisaatioon.”

Työntekijät odottivat siirtymistä Monetralle myös siksi, että uusi toimija mahdollisti työkierron. Osalla työntekijöistä oli työuraan liittyviä toiveita, jotka eivät vanhassa toimintamallissa toteutuneet. Monetran palvelukseen siirtyminen on mahdollistanut heille suotuisan urakehityksen.

Toisaalta hetki asiakkuudelle oli juuri oikea, sillä lähihorisontissa siintäneet henkilökunnan eläköitymiset ja äitiyslomat olisivat olleet kunnalle tekemätön paikka. ”Nyt Monetran omat sijaiset hoitavat loma-aikana tehtävät ja joustavuus ja toimintavarmuus säilyvät myös muuttuvissa tilanteissa. Palvelu mukautuu – ja skaalautuukin – eri tavalla, kuin mihin itse pystyisimme. On työntekijöillekin reilumpaa, että tekeminen ei ole hiuskarvan ja yksittäisten henkilöiden jaksamisen varassa”, talousjohtaja Juho Leppänen summaa.

Talous- ja palkkahallinnon palveluiden lisäksi Kempele on ottanut käyttöönsä Monetra Rekrytointipalvelun sijaisrekrytoinnin, jota tällä hetkellä hyödynnetään hoitopuolella. Palvelu nopeuttaa yksiköiden esimiesten työtä ja on vastaus työkuormaan. Käytännössä esimies määrittää sijaistarpeen ja tekee pyynnön, jonka jälkeen Monetra haarukoi ja haastattelee sijaiset. Monetra myös valmistelee työsopimuksen, jonka esimiehen tarvitsee vain allekirjoittaa. Vuoden 2020 alusta sijaisrekisteri otetaan käyttöön myös varhaiskasvatuksen puolella.

Toiveena jatkuva kehittyminen ja kustannussäästö

Kun kunnanjohtaja Tuomas Lohelta kysyy hänen toivelistaansa yhteistyön tulevaisuutta koskien, ovat aktiivinen kehittäminen ja kustannussäästöt kärkisijoilla: ”Ensisijaisesti toivon, että Monetra pysyy myös jatkossa kehityksessä mukana ja on sen osalta aktiivinen – järjestelmien kanssa ei voi jäädä paikalleen.”

Asiakasmäärän kasvettua ovat tulevat järjestelmäuudistukset isoja kokonaisuuksia, ja niissä olisi hyvä kuulla Lohen mukaan niin pieniä kuin isojakin asiakkaita. Toisaalta huolta tulevaisuudesta vähentää se, että Monetra on jo käytännössä valtakunnallinen kokonaisuus: ”Isona toimijana Monetralla on jo sanavaltaa järjestelmätoimittajienkin suuntaan.”

Samaan hengenvetoon Lohi toivoo, että kustannukset säilyvät maltillisina ja tehoja saadaan vielä entisestäänkin nostettua. Esimerkiksi käsin tehtävän työn määrän tulisi hänen mukaansa entisestään vähentyä – samalla kun myös virheiden määrää pystyttäisiin pienentämään robotiikan avulla.

Kempeleen päätöksen sinetöineet syyt:

1. Toimintavarmuus sekä joustavuus
2. Kustannukset ja volyymihyödyt
3. Laatu ja kehittäminen