Palkanlaskennassa työskennellään korkealla sykkeellä ─ tylsää päivää ei ole
Monetran asiakkaille näkyvin palvelu lienee palkkahallintopalvelu, sillä valtaosa Monetran asiakasorganisaatioista hankkii sen kauttamme henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuudesta.
Vaikka palkkahallintopalvelun työn tulos näyttäytyy numeroina pankkitilillä, varsinaiseen työhön kätkeytyy laajasti asiantuntijuutta, viranomaisraportointia ja lukuisien työehtosopimusten ja työlainsäädännön tuntemusta. Palveluita tuottavat todella pitkänlinjan syväosaajia palkanlaskennan, palkkakirjanpidon, pääkäyttäjien, sopimusasiantuntijoiden ja järjestelmäasiantuntijoiden tehtävissä. Työpäivät ovat erittäin vaihtelevia, eikä aamulla aina voi tietää, mitä päivän aikana tulee vastaan.
HR-vastuu on aina asiakkaalla, palkkaprosessi tukee ja kehittää yhteistyössä heidän palvelujaan
Henkilöstöhallintoon sisältyy paljon erillisiä toisiinsa liittyviä palveluita, joista esimerkkeinä päätöksenteko, koulutus, rekrytointi ja palkkahallinto. Palkkahallinnon asiantuntijat toimivat tiiviisti yhteistyössä asiakasorganisaation johtoon kytkeytyvän HR:n, asiakkaan esimiesten ja yhteyshenkilöiden kanssa sekä Monetran sisällä.
”Palkanlaskenta ja HR eroavat toisistaan niin, että palkanlaskennassa ei tehdä asiakkaan puolesta päätöksiä, vaan siihen tarvitaan asiakkaan oma HR ja tätä vastuuta asiakas ei voi ulkoistaa”, korostaa palkkaprosessinomistaja Helmi Similä Monetra Oulusta. Kun asiakas ilmoittaa haluavansa jonkin palkkaerän maksuun, palkanlaskennassa käynnistyy prosessi, jossa selvitellään maksun oikeellisuus ja maksettavan palkkaerän peruste. ”Usein palkanlaskija tietää, miten asia menee, mutta joskus tarkistamme asian työehtosopimuksista, välillä pyydämme asiakkaan HR:aa ja johtoa linjaamaan tulkinnanvaraisia työehtosopimusten tai lain kohtia tai kysymme, mitä on sovittu paikallisesti”, selventää Helmi.
Työehtosopimukset ovat voimassa tietyn sopimuskauden, jonka jälkeen ne tulevat uudelleen sovittaviksi työnantaja- ja työntekijäjärjestöjen kesken. Palkanlaskennan on tärkeää pysyä ajan tasalla kaikista työehtosopimus- ja työlainsäädäntömuutoksista, jotta asiakasta voidaan neuvoa asiantuntijaroolissa.
Mutkikkaimpiinkin asioihin löytyvät ratkaisut prosessin sisäisellä yhteistyöllä. Sopimusneuvonta ja palkkakirjanpito ovat ydinosaajina sekä palkkahallintopalveluiden että asiakkaiden tukena. Prosessin asiantuntijuus kasvaa jatkuvasti, sillä mikäli vastauksia ei ole valmiina, voidaan kysyä soveltamisohjeita esim. työnantajajärjestöiltä, verottajalta ja verohallinnon tulorekisteriyksiköstä.
Massoista huolimatta oikeellisuusprosentit lähes sata
Palkkahallinnon palveluasiantuntijan toimenkuva on alan kehityksen ja digitalisoitumisen myötä kehittynyt asiantuntijuuteen painottuvammaksi. Sisäisen- ja asiakasyhteistyön lisäksi mm. järjestelmien hallinta sekä työehtosopimus- ja lakiasiantuntemus ovat välttämättömiä taitoja. Tavoitteena on pyrkiä pois ylimääräisestä tarkistamisesta kehittämällä tueksi robotteja, jotka pystyvät tarkistamaan nopeasti palkkatapahtumien oikeellisuuden. Näin voidaan todella keskittyä asiantuntijatyöhön, laadukkaaseen prosessiin ja työnkuvan kehittämiseen. Laadukkuutta lisää prosessi- ja ympäristökuvaus, joka antaa asiakkaalle kuvan palveluntarjoajan prosessien toimivuudesta ja vaatimustenmukaisuudesta. Monetran toimintaan kuuluu kokonaisvaltainen ja ehdoton vaitiolovelvollisuus, joka korostuu erityisesti palkkahallinnon palveluissa.
Palkkahallinnon työkaverina on kaksi keskeistä robottia, näin rutiininomaiset, tarkistettavat asiat robotille siirrettynä säästävät paljon työaikaa. ”Tulorekisterin täsmäytysrobotti on erinomainen esimerkki siitä, kuinka massiivinen työmäärä – laskennallisesti kaksi henkilötyövuotta – saatiin robotisoitua. Esimerkiksi Oulun kaupungin 20 000 palkansaajan tiedot tulee tarkistaa Tulorekisteriä varten ja robotisoimisen jälkeen jää enää reilu 200 nimeä, jotka tarkistetaan manuaalisesti” Helmi kertoo. ”Robotti tarkistaa myös palkkaluettelot ja nostaa palveluasiantuntijoiden tarkistettavaksi vain erityishuomiota vaativat palkkalaskelmat”, hän jatkaa.
Oikeellisuus on palkkahallinnon palveluissa sydämen asia ja ylpeydenaihe muun muassa siksi, että palkka on suoraan kytköksissä loppuasiakkaan eli palkansaajan henkilökohtaiseen taloustilanteeseen. Monetran päässä tämä tarkoittaa muun muassa useamman kerran kuukaudessa ajettavia palkka-ajoja edeltävien päivien kiireisyyttä ja tarkkuusvaadetta. ”Tiedostamme sen, että jos vaikkapa kunnassa 500 palkansaajan palkat menevät pieleen, sana kiirii välittömästi kauas esimerkiksi sosiaalisen median välityksellä”, tuumii Helmi. ”Palkkahallinnon oikeellisuusprosentit ovat olleet jatkuvasti lähellä sataa, joten voimme olla ylpeitä siitä, kuinka tarkkaa ja osaavaa meidän väkemme on” hän kiittelee. Näin Monetran asiakas voi olla jatkossakin luottavaisin mielin niin palkka- kuin muinakin päivinä!
