Monetran palvelut Pohteelle

Palkanlaskennassa on tärkeää oikeiden tietojen toimittaminen sovitun aikataulun mukaisesti Monetran palkanlaskentaan. Saadut tiedot vastaanotetaan ja käsitellään Monetran palkanlaskennassa, jonka jälkeen palkat laitetaan maksuun yhteistyössä Monetran maksuliikenteen kanssa. Viimeisenä etappina ennen palkan näkymistä palkansaajan tilillä on vielä pankkien osuus maksatuksessa.

Monetran palkanlaskenta vastaa Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelta toimitetun palkka-aineiston pohjalta hyvinvointialueen henkilöstön palkkojen sekä palkkioiden maksatuksesta sovitussa aikataulussa.

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue työnantajana vastaa oikean aineiston toimittamisen lisäksi työehtosopimusten ja työlainsäädännön tulkinnasta sekä ohjeistuksesta. Työnantaja ja työntekijät vastaavat sovittujen prosessien mukaisesti palvelussuhteessa tapahtuvien muutosten tallentamisesta järjestelmiin sekä henkilötietojen oikeellisuudesta.

Monetran palkanlaskentapalveluihin kuuluu omana kokonaisuutenaan myös erityisryhmien, eli omais- ja perhehoitajien sekä henkilökohtaisten avustajien palkkojen ja palkkioiden maksu. Palvelu tuotetaan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle kokonaispalveluna, joka sisältää järjestelmäpalvelun (Oima-järjestelmä) lisäksi mm. päätösten viennin ja sopimusten avaamisen järjestelmään, sekä asiakaspalvelua ja järjestelmän neuvontaa palkan/palkkion saajille.

Työajanseurantajärjestelmä Nepton tulee keväällä 2024 käyttöön osalle Pohteen henkilöstöä. Työajanseurantaa ovat esimerkiksi työaikakirjaukset kuten työn aloitus- ja lopetusaikojen kirjaaminen. Nepton-järjestelmää voidaan käyttää leimaamalla selaimessa mobiilisti ja tietokoneella. Työntekijä pystyy itse korjaamaan kirjauksiaan ja seuraamaan mahdollisia työaikakertymiä reaaliajassa.

Henkilötiedot ja koko päivän poissaolot siirtyvät Neptoniin HR-järjestelmästä, joten niitä ei tarvitse kirjata erikseen Neptoniin. Palkkatapahtumat, kuten ylityöt siirtyvät palkanmaksuun suoraan Neptonista sen jälkeen kun esihenkilö on ensin hyväksynyt ne.

Hyvinvointialueen henkilöstö on ensisijaisesti yhteydessä omaan esihenkilöönsä järjestelmää ja palvelua koskevissa kysymyksissä, kuten mitä leimauskohdetta eri tilanteissa käytetään. Lisätietoa löytyy myös Pohteen intranetista Ilonasta Meillä töissä -osiosta -> Henkilöstöpalvelut -> Nepton.

Nepton-järjestelmäohjeet löytyvät lisäksi täältä: Koulutukset ja järjestelmäohjeet Pohteelle.

Matka- ja kulunhallintapalvelut ovat osa Monetran henkilöstöhallinnon palveluita. Matka- ja kulunhallinnan järjestelmä on M2.

Monetra toimii M2-järjestelmän pääkäyttäjänä ja hoitaa yhteydet järjestelmän toimittajaan sekä antaa teknistä tukea Pohteen sovituille yhteyshenkilöille. M2-järjestelmässä tehdään niin matkasuunnitelmat ennen matkaa kuin matka- ja kululaskut matkan jälkeen.

Monetrassa hoidetaan matka- ja kululaskujen maksatus asiakkaan tekemien laskujen perusteella. Hyvinvointialue puolestaan vastaa laskujen tarkastamisesta ja hyväksymisestä sekä matkojen varaamisesta. Matka- ja kululaskut voi tehdä M2-järjestelmässä niin selaimella kuin mobiilistikin.

Hyvinvointielueen henkilöstön perustiedot ja työsuhteen tiedot siirtyvät M2-järjestelmään suoraan palkanlaskentajärjestelmästä.

Ostolaskujen käsittely

• Paperisten ostolaskujen ja niihin liittyvien välttämättömien liitteiden skannaus
• Sähköisten ostolaskujen vastaanottaminen
• Ostolaskujen perustietojen tarkastus
• Toimittajarekisterin ylläpito asiakkaan Gemini-järjestelmässä
• Ostolaskujen siirto sähköiseen kierrätykseen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi
• Hyväksyttyjen ostolaskujen siirto asiakkaan reskontraan ja kirjanpitoon

Ostoreskontran hoitaminen

• Hyvityslaskujen ja rahapalautusten kohdistaminen veloituslaskuille
• Maksumuistutusten ja korkolaskujen käsittely
• Maksatustiedoston muodostaminen ja aineiston lähetys pankkiin
• Ostoreskontran seuranta ja täsmäytys, tilinpäätökseen liittyvät tehtävät

Tammikuun 2023 aikana P2P-järjestelmän käyttäjille järjestetään tukiklinikoita. Lisätietoa niistä löydät P2P Peruskäyttäjan Tukiklinikka 2023.

Myyntilaskutus

• Laskutusaineistojen sisään luku ja laskujen muodostaminen
• Laskutusaineiston siirto laskujen välittäjäoperaattorille
• Laskujen toimittaminen loppuasiakkaalle verkko- ja paperilaskuna

Myyntireskontran hoitaminen

• Viite- ja muiden suoritusten nouto pankista ja kohdistaminen laskuille
• Hyvityslaskujen käsittely
• Erääntyvien saatavien seuranta
• Korkolaskutuksen laatiminen
• Myyntireskontran seuranta ja täsmäytys, tilinpäätökseen liittyvät tehtävät

Perintään ja ulosottoon liittyvät tehtävät

• Yhteistyö perintäkumppanin ja ulosottoviranomaisen kanssa
• Erääntyneiden saatavien siirto perintätoimistoon
• Perintäkumppanilta tulevien luottotappioiden käsittely reskontraan
• Perintäkumppanin ja ulosottolaitoksen tilittämien suoritusten käsittely reskontraan

• Tiliote- ja viiteaineistojen päivittäinen nouto pankeista
• Tiliotetapahtumien tiliöinti ja siirto kirjanpitoon sekä tarvittavat täsmäytykset
• Maksuaineistojen (ostolaskut, palkat, matkalaskut, muut) lähettäminen pankkeihin ja pankin palautteiden seuranta
• Maksumääräysten luonti, käsittely ja maksatus

• Kassaennustejärjestelmä Nomentia CashForecast asiakkaan käytössä
• Pankkitilien saldojen siirto päivittäin kassaennusteen pohjaksi
• Osto- ja myyntilasku- sekä reskontratietojen siirto päivittäin kassaennusteen pohjaksi
• Vakiomuotoiset kassaennusteraportit

Kuukausikirjanpito

• Kuukausikirjanpidon laadinta
• Erillisjärjestelmistä liittymää pitkin kirjanpitoon tulevien aineistojen vastaanotto
• Muistiotositteiden luonti maksuista
• Muistiotositteiden kirjaaminen
• Kuukausijaksotusten laatiminen
• Käyttöomaisuuskirjanpidon laatiminen
• Alv-laskelman laatiminen
• Kuukausitäsmäytysten laatiminen
• Ulkoisten kirjanpitoraporttien laatiminen laskentarakenne huomioiden (Tase, Tuloslaskelma ja Päivä- ja pääkirjat)

Viranomaisilmoitukset

• Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen laatiminen ja ilmoittaminen verottajalle
• Automaattinen talousraportointi kuukausi-, neljännesvuosi- ja talousarvioraportoinnin osalta

Tilinpäätöspalvelut

Taloussuunnittelun ja -ennustamisen järjestelmä (FPM Talsu) asiakkaan käytössä, sisältäen seuraavat moduulit

• • Taloussuunnittelu/budjetointi (sis. tuloslaskelma-, investointi-, käyttötalous- ja rahoitusosa)
  • Henkilöstömenojen suunnittelu (nimike-/henkilötasolla)
  • Talousennustaminen (rullaava/tilikausikohtainen)
  • Talousraportointi
  • Integrointi talouden ja palkanlaskennan perusjärjestelmään sekä raportointijärjestelmään

• Uuden suunnitteluvuoden pohjien ja vertailutietosarakkeiden luominen
• Talousarvio- ja budjetointivaiheiden sekä ennustekausien hallinnointi ja tietojen lukitseminen
• Talousarvio- ja taloussuunnitelmatietojen ja talousarviomuutosten siirtäminen kirjanpitoon
• Talouden toteumatiedon siirtäminen taloussuunnittelujärjestelmään

Viranomaisilmoitukset

• Automaattinen talousraportointi Valtiokonttorille talousarvioraportoinnin (KTAS, HTAS) osalta

• Kassajärjestelmä (Ceepos) asiakkaan käytössä
• Myyntisaatavien siirtäminen myyntireskontraan
• Verkkomaksujen tilitysten täsmäyttäminen

Monetran Lähipalvelut tuottaa Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohteelle hallinnon tukipalveluita ja erilaisia sihteeripalvelukokonaisuuksia. Asiantuntevaa sihteeripalvelua on saatavissa asiakkaan toiveen ja tarpeen mukaisesti joko asiakkaan lähellä tai keskitettynä palvelun Helppi-etäpalveluista.

Hoidamme talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon tehtäviä sekä erityistehtäviä asiakkaan puolesta ja tarpeesta. Lisäksi monetralaiset voivat toimia erilaisissa asiakaspalvelutehtävissä.