Robotin avulla massiivisia asiakirjamääriä voidaan käsitellä puolessa päivässä

Monetra Oulun robotiikkatiimin kevääseen on mahtunut monenlaisia mielenkiintoisia robotisoitavia kohteita. Kaksi merkittävintä ja ajankohtaisinta niistä ovat rekrytointipalveluiden sekä Helppi-palveluiden robotit. ”Kun rekrytointitapahtuma aukeaa, robotti hakee Kuntarekrystä tätä rekrytointia koskevan työpaikkailmoituksen ja vie sen Lootaan eli Oulun kaupungin asianhallintajärjestelmään.  Kun rekrytointi on päättynyt, robotti vie hakijalistauksen kaikista hakijoista Lootaan ja kaikki asiaan liittyvä tieto löytyy oikeasta paikasta. ”, kertoo ICT-asiantuntija Kimmo Siponen.

Rekrytointirobotti toimii tehokkaasti muun muassa massiivisten opettajarekrytointien yhteydessä. ”Yhtenä päivänä saattaa avautua toista sataa opettajarekrytointia ja tämä on ollut suuri ponnistus rekrytointi-tiimille. Koska Lootaan pitää syöttää tiedot aina määrämuodossa, se on ollut kätevä robotisointikohde ja samalla saadaan täydet hyödyt irti”, esittelee Siponen.

Robotit tekevät yhteistyötä keskenään

Vastaavasti robotti helpottaa myös Monetra Oulun asiakkaille tutun Helppi-palveluiden arkea. ”Helpissä olemme robotisoineet koulutapaturmailmoitus-prosessia. Tapaturmailmoitus tulee vakuutusyhtiön robotilta Helpin robotille. Aiemmin Helpin työntekijä on avannut asian Loota-järjestelmään, mutta nyt sen tekee robotti, joka myös lukee tapaturmailmoituksen, kerää tiedot ja avaa asialle tunnisteen. Tunnisteen alle kerääntyy kaikki tätä tapahtumaa koskevat dokumentit. Kun asia on avattu, tieto lähtee kirjaamoon”, kertoo Siponen. Tästä vaiheesta Helpin työntekijä jatkaa asian käsittelyä.

Molemmista asiakirjahallinnan prosessien robotisoimisesta on saatu huomattavia tuloksia. ”Massiivisetkin määrät voidaan käsitellä erittäin nopeasti ja samalla henkilötyövoimaa vapautuu muihin tehtäviin”, mainitsee Kimmo Siponen.

Roboteille mieluisin työympäristö on sama kuin järjestelmienkin

Kun liikutaan asiakkaan ja oman prosessin rajapinnassa, robotisoitavan kohteen ympärillä tehdään tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa alusta lähtien. ”Tällöin syntyy paras ja tarkin kokonaiskuva siitä, mitä halutaan. Tehtävämme on kuunnella toiveita ja pyrkiä järjestämään asioita. Näin saadaan uusia ideoita työn tehostamiseen”, korostaa Siponen.

Monetran konsernikehitys näkyy robotiikka-tiimille siten, että tulossa on koko konsernin yhteisen hallinnointiohjelmiston rakentaminen muun muassa juuri robottien ympäristöksi ja tarpeeseen. Siponen kertoo, että robotit ovat toistaiseksi vielä Oulussa työasemilla, mutta tulevaisuudessa robotit menevät alueyhtiöiden yhteiselle serverille, johon saa etäyhteyden ja jossa myös järjestelmät toimivat.