Säilytystä sähköisessä muodossa ─ MonetArkisto on ratkaisu arkistointiongelmiin  

Täysdigitaalisen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelun päätepiste on sähköinen arkistointijärjestelmä. ”MonetArkisto syntyi siitä ajatuksesta, että koska kaikki järjestelmätkin ovat sähköisiä, pitää myös niistä syntyvän aineiston arkistointi olla sähköisessä säilytysmuodossa, sillä tiedon muoto ei saa katketa”, kertoo arkistoasiantuntija Katja-Leena Heikkilä.

Useat asiakkaat miettivät tiedonhallintalain määräämää toteutusta siitä, että paperista aineistoa ei enää tuoteta eikä säilytetä. ”Asiakirjan koko elinkaaren hallinta on meidän kokonaispalvelumme. Monetrassa syntyy, meillä säilytetään ja hävitetään.”

Tietomäärä kasvaa jatkuvasti, sillä tiedon tuotanto on runsasta. ”Sähköinen säilyttäminen MonetArkiston avulla on asiakkaalle helppo ja järkevä ratkaisu. Palvelun ydinajatus on, että tarjoamme ratkaisun tähän ajankohtaisongelmaan. Mukana tuotannossa ovat neljä keskeistä palvelujärjestelmää: Visman Intime, Personec FK ja M2 sekä Baswaren P2P”, Katja-Leena luettelee.

Seuraavaksi sähköisen arkiston piiriin viedään Monetra-konsernin järjestelmä Banking ja Monetra Oulun järjestelmistä Cloudia. Tämä kehitys jatkuu tulevina vuosina: ”Jatkossa otamme alueyhtiöiden järjestelmiä sekä asiakkaita mukaan palveluun. Seuraamme myös, miten konsernin palvelujärjestelmät kehittyvät, sillä näin kehittyy myös arkistointijärjestelmä”, Katja-Leena esittelee.

”Periaate on, että aineisto on asiakkaan, mutta aineiston säilytys on Monetran palvelu. Rinnalla on tarkentunut talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden arkiston ja oman arkiston välinen roolitus. ”OmaArkisto:n puolelle on mahdollisuus rakentaa enemmän asiakaskohtaisesti räätälöityjä ratkaisuja muille arkistointitarpeille. Rinnalle on syntynyt migraatioita tilanteisiin, jossa asiakas on luopumassa jostain järjestelmästä, jossa on tallennettuna säilytettäväksi määrättyä aineistoa. Tällainen aineisto voidaan siirtää tahe-aineiston jatkeeksi, taloudelliseen hintaan”, mainitsee Katja-Leena.

Voit tiedustella lisää sähköisestä arkistointipalvelustamme oman organisaationne Monetra-asiakkuuspäälliköltä, joka järjestää teille esittelyn.