Taloushallinnon järjestelmän toimittajaksi pitkänlinjan kotimainen toimija – valintaperusteet selkeät
Mediatiedote 24.1.2023, julkaisuvapaa
Monetra-konserni kilpailutti historiansa suurimman järjestelmähankinnan, taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden. Kumppaniksi on valikoitunut suomalainen Oy Abilita Ab ja Unit4 ERP -järjestelmä. Hankinta toteutettiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä, ja se aloitettiin keväällä 2022.
Monetra-yhtiöt tarjoavat taloushallinnon kokonaispalvelua omistaja-asiakkailleen, joita ovat hyvinvointialueet, kaupungit, kunnat, kuntayhtymät sekä näiden omistamat osakeyhtiöt. Hankintaprojektin lopputuloksena hankittava taloushallinnon järjestelmä, Unit4 ERP, tulee korvaamaan useita tällä hetkellä käytössä olevia järjestelmiä, joista moni tulee lähivuosien aikana elinkaarensa päähän. ”Uudistamme ja suoraviivaistamme taloushallinnon palvelukokonaisuutta, sillä julkisella puolella on valtava tarve purkaa päällekkäisyyksiä sekä parantaa palveluita ja käyttäjäkokemusta. Vastaamme asiakkaidemme tarpeeseen kustannustehokkaasti. Uuden järjestelmän puitteissa pystymme myös kehittämään taloushallinnon palveluitamme”, kertoo Monetra Oy:n toimitusjohtaja Päivi Pitkänen.
Uudistuvan palvelukokonaisuuden piiriin on siirtymässä noin 130 Monetra-yhtiöiden organisaatioasiakkuutta lähivuosien aikana. Uuden järjestelmän avulla tuotetaan palvelut kirjauksesta raportointiin, hankinnasta maksuun, myyntitilauksesta maksuun, kustannuslaskennasta talouden seurantaan sekä perusraportoinnista johdon työpöydälle. Tarjouspyynnössä mainittu hankinnan neljälle vuodelle laskettu arvo on noin 35 miljoonaa euroa, joka sisältää käyttöönoton sekä arvioidun kustannuksen SaaS-palvelun käytöstä ja toimittajan tuesta.
Kattava, kyvykäs, skaalautuva, kustannustehokas
Määräajan puitteissa tarjouspyynnön pakolliset vaatimukset täyttävän tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa. Osana hankinnan laatuarviointia suoritettiin käytettävyysarviointi, jossa oli mukana kahdeksan taloushallinnon asiantuntijaa Monetrasta sekä ulkopuolinen palvelumuotoilun ammattilainen. Käytettävyyttä arvioitiin erilaisissa arkipäiväisissä järjestelmän käyttötilanteissa, joita Monetran palvelun käyttäjät kohtaavat palvelun käyttäjinä. Arvioinnissa Oy Abilita Ab:n tarjoama Unit4 ERP sai parhaat käytettävyyspisteet. Tarjousvertailussa painotettiin hintaa 50 % ja laatua 50 %. Abilitan tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin ja sijoittui näin vertailun parhaimmaksi tarjoukseksi.
”Järjestelmä on kyvykäs, tehokas, lokalisoitu Suomeen ja sen käyttökokemukset ovat hyvät niin pienillä kuin suurillakin asiakkailla. Referenssit ovat vakuuttavat”, Pitkänen mainitsee. Hankintailmoituksessa pakollisiksi kriteereiksi asetettiin kuntalain määrittämä Kuntatieto-raportointi, palvelukeskuskäyttöön soveltuvuus ja toimintavarmuus suurilla käyttäjämäärillä ja tapahtumavolyymeilla.
Keskitetty hankintaprosessi säästää monen organisaation resursseja
Monetra palvelukeskuksena kilpailuttaa järjestelmähankinnat asiakasorganisaatioidensa puolesta ja niiden tarpeista lähtien, yhteistyössä asiakkaidensa kanssa. Kaksi vuotta kestänyt, mittava ja vaikutuksiltaan laaja hankintaprojekti vietiin Monetrassa läpi huolellisesti ja hankintalain mukaisesti. ”Projektin lopputuloksena tavoitellaan ratkaisua, joka sopii omiimme ja asiakkaidemme tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla. Keskitetysti hallinnoiden säästämme kaikkien resursseja ja viime kädessä myös veronmaksajien rahoja”, Pitkänen summaa.
Lisätiedot: Eero Karppinen, toimitusjohtaja, taloushallinnon järjestelmähankintaprojektin omistaja, Monetra Pirkanmaa Oy (eero.karppinen@monetra.fi, puh. 040 673 5369).
Hankintaprojektin tie
- Markkinakartoitus ja talous-ERP-uudistuksen tavoitetilan kartoitus, v. 2020
- Hankintaprojektin käynnistys: talousprosessien kuvaaminen ja vaatimusmäärittelyt, v. 2021
- Kilpailutus, osallistumisilmoituksen julkaiseminen huhtikuu 2022
- vaatimusten täsmentäminen, sopimusluonnokset, tavoiteprosessien kuvaus sekä Monetran asiakkaiden osallistaminen huhti-marraskuu 2022
- Neuvottelut tarjoajien kanssa, kesä-lokakuu 2022
- Tarjouspyyntö, marraskuu 2022
- Tarjousten vastaanottaminen; käytettävyysarviointi, tarjousvertailu, joulukuu 2022
- Hankintapäätös 2.1.2023
- Hankintapäätös lainvoimainen 16.1.2023
- Sopimusneuvottelut alkavat tammikuussa 2023.
- Koko hankintaprojektin ajan Monetran asiakkaat ovat olleet aktiivisesti mukana kertomassa tarpeita ja kommentoimassa järjestelmälle asetettavia vaatimuksia.
