Ulkoistuksella lisää asiantuntijuutta kassapalveluihin

Pienessä kunnassa palvelujen toimivuus makaa usein harvojen harteilla. Niinpä toimivien järjestelmien lisäksi on tärkeää, että organisaatiosta löytyy riittävä tietotaito niiden hyödyntämiseen. 

Kuhmon kaupungilla 8000:a kuntalaista palvelee yhteensä kolme kassapistettä: uimahallin, kaupungintalon ja kirjaston asiakaspalvelupisteet. Koska kassajärjestelmä on yhtenäinen läpi organisaation, voivat asiakkaat ostaa samoja tuotteita kaikilta kaupungin kassoilta.

Uimahallilla työskentelevä vapaa-aikaohjaaja Heidi Mikkonen on kokenut kassajärjestelmän yksinkertaisena ja selkeänä. ”Viime talvena meillä oli kassalla paljon sijaisia, mutta onneksi Ceepos on järjestelmänä selkeä ja kosketusnäytöllä käytettynä tosi helppo opettaa sijaisellekin”. Aikaisemmin maksamisen alustan pääkäyttäjän rooli oli Kuhmon kaupungin omalla työntekijällä, jonka työtehtäviin ei kuitenkaan varsinainen kassatyö tai laskutus kuulunut. Järjestelmän tuntemus jäi ohueksi ja se näkyi, kun ongelmatilanteita alettiin selvittää.

Tammikuusta 2020 saakka Kuhmo on ostanut pääkäyttäjyyden palveluna Monetralta. Kuhmon kassojen toiminnasta ja kehittämisestä pääkäyttäjänä vastaa nyt Monetra Oulun järjestelmäasiantuntija Jaana Vesavaara. ”Pääkäyttäjyyden vaihto Monetralle sujui hyvin. Monetra hoiti kaiken ja meille riitti tieto, että itse järjestelmään ei tule muutoksia”, Mikkonen sanoo. Nyt hän on luottavainen, että Monetralla Ceepos on hyvin hallussa ja näkemystä sekä järjestelmän ominaisuuksista että kassatyön vaatimuksista löytyy sitten, kun sille on tarvetta.

Toimivat palvelut kuntalaisille huolettomasti

Kuhmon tapaan suurin osa Monetran asiakkaista ostaa kassapalveluiden ohessa myös kassajärjestelmän pääkäyttäjyyden Monetralta. Joskus kunta haluaa kuitenkin pitää tietyt asiat omissa käsissään. ”Pääkäyttäjyyttä ulkoistaessa tärkeintä on, että vastuut on jaettu selkeästi ja kaikilla on olemassa selkeä ohjeistus keneen missäkin tilanteessa pitää ottaa yhteyttä”, Monetran Vesavaara muistuttaa. Hänenkin mukaansa yhteistyö Kuhmon kaupungin kanssa on ollut jouhevaa: ”Hyvin on sujunut ja Kuhmon kaupunki on reagoinut yhteydenottoihin nopeasti, kun on ollut jotain selvitettävää. Palautetta ei meille ole tullut, eli kaikki on toiminut hyvin. Yleensä tällaisista palveluista annetaan palautetta vain, jos jokin ei toimi.”

Mikkonen on tyytyväinen Monetralta saatuun palveluun. Tarvetta jatkuvaan yhteydenpitoon Monetran kanssa on ollut hyvin vähän. Järjestelmä toimii ja kuhmolaisille se näkyy sujuvana asiointina. ”Pienelläkin kaupungilla on monenlaisia tarpeita maksamisen suhteen. Kuhmossa nykyiset palvelut tarjoavat kuntalaisille kattavasti mahdollisuuksia ja me kuuntelemme kuntalaisten toiveita. Aina on mahdollisuus laajentaa palveluita tarpeen mukaan,” Vesavaara vakuuttaa.